BTW-vrij schenken van goederen: voorwaarden en formaliteiten
Als ondernemer kunt u onder bepaalde voorwaarden goederen BTW-vrij schenken aan goede doelen. In dit artikel leggen we uit welke voorwaarden gelden en welke formaliteiten u moet vervullen.
Voorwaarden voor voedingsmiddelen
Wat komt in aanmerking?
- Alle voedingsmiddelen en dranken
- Belangrijke uitzondering: alcoholische dranken zijn uitgesloten
Wanneer mag u BTW-vrij schenken?
De producten moeten aan deze criteria voldoen:
- Niet meer commercieel verkoopbaar zijn, bijvoorbeeld door:
- Beschadigde verpakkingen
- Naderende vervaldatum (maximaal 15 dagen voor de houdbaarheidsdatum)
- Bestemd zijn voor erkende organisaties zoals:
- Voedselbanken
- Overheidsinstellingen
- Caritatieve instellingen
Voorwaarden voor niet-voedingsmiddelen
Toegestane producten
- Basisproducten voor persoonlijke verzorging:
- Zeep
- Shampoo
- Medische producten
- Babyartikelen
Uitgesloten producten
- Luxeproducten
- Huishoudelijke apparaten
- Andere niet-essentiële artikelen
Kernvoorwaarde
Het belangrijkste criterium is dat de producten niet meer commercieel verkoopbaar zijn in uw normale bedrijfsvoering.
Verplichte formaliteiten
Documentatie
U moet een officieel document opstellen waarin:
- De ontvanger schriftelijk bevestigt dat:
- De goederen gratis zijn ontvangen
- De goederen uitsluitend voor liefdadigheidsdoeleinden worden gebruikt
- Een gedetailleerde beschrijving van de geschonken goederen, inclusief:
- Exacte aard van de producten
- Hoeveelheden
- Staat van de goederen
- Reden van schenking
Tips voor correcte uitvoering
- Bewaar alle documentatie zorgvuldig voor uw administratie
- Zorg voor een duidelijke procedure binnen uw organisatie
- Controleer regelmatig of de ontvangende organisaties nog steeds erkend zijn
- Houd een register bij van alle schenkingen
Conclusie
BTW-vrij schenken kan een win-win situatie creëren: u helpt mensen in nood én voorkomt verspilling. Door de juiste procedures te volgen, kunt u dit op een fiscaal verantwoorde manier doen.